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Description du poste
Secteur : Administration, gestion, ressources humaines, finances
Adresse du lieu de l'emploi : 4105-F, boulevard Matte, Brossard
Affichage : 24 Avril 2019
Nombre de consultations : 39
Votre mandat

L’adjointe exécutive assure un soutien administratif aux gestionnaires du département des Ventes et du Marketing et plus spécifiquement, épaule le Vice-Président, afin d’assurer le bon fonctionnement des activités quotidiennes.

Les rôles et responsabilités

Soutien administratif :

Recevoir, acheminer et filtrer les appels, puis en assurer le suivi ;
Coordonner la logistique des réunions; préparer et envoyer la documentation nécessaire ;
Participer à différentes rencontres et rédiger les procès-verbaux lorsque requis ;
Effectuer différentes tâches administratives telles que, le classement, le courrier, les photocopies, etc. ;
Rédiger et corriger divers documents, souvent confidentiels ;
Procéder aux réservations (billets d’avion, chambres d’hôtel, restaurants ou autres) lorsque requis ;
Assurer la mise à jour des différentes bases de données, dossiers, fichiers, contacts, etc ;
Préparer des rapports et assurer les communications aux bons intervenants.

Support exécutif :

Soutenir le VP dans l’ensemble de ses fonctions (gestion de l’équipe, opérations, déplacements, comités diverses) ;
Anticiper les besoins provoqués par l’information disponible au calendrier; profils de clients et d’entreprises, préparation spécifique, autres parties prenantes à inviter (associés, employés, etc.) ;
Gérer et coordonner le calendrier, les déplacements, les téléconférences et les rencontres avec les membres de l’équipe, les collègues, les fournisseurs et les clients ;
Produire des rapports, tableaux et présentations PowerPoint destinés à la haute direction, différents comités et optimiser leur contenu ;
Connaître et utiliser les ressources disponibles au sein de l'organisation, savoir s’entourer des bonnes personnes qui favoriseront la collaboration ;
Participer activement dans la préparation du budget annuel.

Coordination d’équipe :

Préparer différents outils de suivis pour le département et la gestion du personnel (tableaux de vacances, horaires de travail, etc.) ;
Effectuer les commandes de fournitures de bureau requises pour les membres de l’équipe ;
Supporter les projets spéciaux ;
Préparer et coordonner les activités de formation des membres de l’équipe ;
Assister les gestionnaires avec le processus d’appréciation de la performance ;
Administrer des outils de gestion permettant le suivi des dépenses salariales et des coûts reliés ;
Communiquer avec les différents intervenants internes et externes et leur fournir l'information complète nécessaire pour qu'ils effectuent un travail de qualité.

Lieu et horaire de travail

Poste permanent à temps complet – 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi;
Lieu de travail : Siège social de Brossard.

Le profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration ou dans un domaine connexe ;
• 8 à 10 années d’expérience pertinentes à l’emploi ;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office ;
• Faire preuve de beaucoup de discernement et d’empathie ;
• Être orienté vers l'atteinte des résultats et savoir gérer son temps ;
• Être disponible et discret ;
• Savoir organiser, planifier et négocier ;
• Maitriser l’art de gérer la critique constructive ;
• Capacité à analyser et à porter un jugement ;
• Maîtriser la résolution de problèmes ;
• Être doué pour les relations interpersonnelles, le travail d’équipe et avoir une grande facilité à créer des relations au sein de l’entreprise ;
• Être orienté vers le service à la clientèle ;
• Savoir écouter ;
• Avoir la capacité de s'adapter.
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