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Description du poste
Secteur : Administration, gestion, ressources humaines, finances
Affichage : 6 octobre 2020
Nombre de consultations : 69
• Tient à jour l’agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres du directeur adjoint en tenant compte des priorités et des urgences;

• Prépare les documents pour les comités sous la responsabilité du directeur adjoint;

• Prépare l’ordre du jour et prend les dispositions nécessaires pour la tenue des réunions;

• Assiste aux réunions lorsque sa présence est requise, dresse le procès-verbal et en assure le suivi, s’il y a lieu;

• Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution;

• Conseille, aide et informe les membres du personnel, les gestionnaires et la clientèle dans son champ d’activité;

• Coordonne et priorise la réception des appels téléphoniques selon les directives établies et, au besoin, dirige ceux-ci vers la personne/direction appropriée;

• Traite la correspondance postale ou électronique du directeur adjoint et en assure les actions et le suivi approprié;

• Produit les comptes de dépenses;

• Exécute en toute confidentialité la production de lettres et de correspondance diverse;

• Procède à la mise en forme, la révision et la correction de documents.et rapports, en assure l’exactitude et ce, dans les délais prévus;

• Assure et coordonne le suivi pour les décisions et requêtes du directeur et en fait la relance.

• Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction.

• Assure le classement des documents administratifs du directeur adjoint;

• Participe activement aux projets de la direction;

• Interprète les requêtes acheminées à son supérieur, détermine les actions à poser, informe son supérieur ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi;

• Apporte un soutien à l’approbation des relevés de présence afin d’assurer la liaison avec la paie;

• Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;

• Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Exigences :
EXIGENCES:
• DEC en techniques de bureautique ET avoir une (1) année d'expérience au cours des trois (3) dernières années à titre de secrétaire d'un directeur ou d'un cadre supérieur OU cinq (5) années d'expérience à titre de agente administrative - volet secrétariat au cours des 5 dernières années;

CONNAISSANCES:
• Très bonnes connaissances de la suite MS office (Word avancé, Excel intermédiaire, Power Point intermédiaire);
• Maîtrise du français écrit;
. Gestion de la correspondance, compte-rendu.


COMPÉTENCES ET HABILETÉS:
• Orientation-client ;
• Bon sens des communications autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Autonomie et sens des responsabilités;
• Compétence à gérer la complexité, à donner du sen aux orientations et aux actions ;
• Jugement, flexibilité, initiative et sens de l'organisation.
• Habiletés politiques ;
• Capable de traiter des renseignements confidentiels et délicats avec tact et discrétion.


Les candidates seront soumises à un processus de sélection (tests et entrevue) afin de valider les compétences, habiletés et connaissances recherchées.
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