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Description du poste
Secteur : Administration, gestion, ressources humaines, finances
Affichage : 27 octobre 2020
Nombre de consultations : 111
Lieu de travail: 1301 rue Sherbrooke Est, Montréal, QC

SECRÉTAIRE MÉDICALE

Personne qui assiste un ou des médecins ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles. Elle prépare et saisit à l’ordinateur des dossiers médicaux, des rapports et des demandes d’analyses, des protocoles opératoires ou d’autres travaux à partir de textes écrits, manuscrits ou dictés. Elle effectue l’impression et en assure la transmission au personnel concerné. Elle peut accueillir les usagers, fixer les rendez-vous, recevoir et transmettre les messages destinés au personnel concerné et aux usagers. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers. Elle doit posséder une connaissance de la terminologie médicale.

Joindre l'équipe de la santé publique c'est :
• Avoir un impact réel sur la santé des montréalais et contribuer à la réduction des inégalités sociales de santé;
• Intégrer un milieu de travail innovant, engagé et branché sur le milieu universitaire;
• C'est plus qu'un travail, c'est une mission !

C'est également :
• Un horaire flexible et la possibilité de télétravail;
• Des opportunités de développement de carrière dans une grande variété de domaines et de clientèles;
• Faire partie d'une des plus grandes équipes multidisciplinaires en santé publique au Canada.


SOMMAIRES DES RESPONSABILITÉS
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service USMI (urgence sanitaire maladies infectieuses), la personne titulaire du poste aura à effectuer la prise en charge des dossiers des cas sous enquête. En ce sens, la personne utilise les bases de données, valide la réception des résultats et la prise en charge des dossiers par les équipes. Elle effectue les suivis des résultats avec les dispensateurs de soins et de services (centres de dépistages) et les professionnels de la santé et répond aux appels téléphoniques afin de guider ses interlocuteurs dans la trajectoire et de leur apporter un soutien.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
• Effectue la saisie, la gestion et le suivi des données des dossiers et établit des procédures d’archivage conformes aux normes de respect de la confidentialité et de tenue d’un dossier médical (volet médicolégal).
• Établit des processus efficaces de validation de la prise en charge des cas positifs auprès des médecins et professionnels désignés.
• Assure la coordination du suivi des prises en charge des cas positifs avec les autres intervenants de l’équipe, notamment ses collègues, l’infirmière ASI et le médecin conseil.
• Effectue l’envoi de lettres, de télécopies au besoin.
• Répond aux demandes téléphoniques ou courriels des dispensateurs de soins et services en lien avec le suivi des dossiers;
• Répond aux questions (via téléphone ou courriel) (assure une écoute, donne de l’information, gestion de l’anxiété, référence aux ressources complémentaires au besoin).
• Offre un soutien aux cliniciens du réseau notamment pour faciliter les trajectoires.
• Soumet les cas litigieux aux professionnels concernés de l’équipe;
• Collabore à diverses autres activités reliées à son travail au sein de l’équipe USMI.
• Réalise toute autre tâche connexe assignée par son supérieur hiérarchique.
o Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction de dossiers ;
o Accomplis toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Exigences :
Formation académique exigée
• Doit détenir un DES-métier en secrétariat médical
OU
• une Attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat médical
OU
• une Attestation d'études collégiales (AEC) en secrétariat médical
OU
• Doit détenir un DES ou une équivalence reconnue par le MEQ ET 2 ans d’expérience à titre de secrétaire médicale

Langues et logiciels utilisés de manière régulière
Doit réussir les tests suivants :
• Français de niveau 2
• Word de niveau 2
• Terminologie médicale
• Sera appelée à utiliser des logiciels et plateformes de saisies et de validation de données au quotidien (DCIMI, DSQ, etc.)

Compétences clés attendues
• Orientation vers la clientèle (valeur passion) ;
• Analyse et résolution de problème (valeur passion) ;
• Respect des normes (valeur respect) ;
• Confidentialité (valeur respect) ;
• Souci de la qualité (valeur engagement) ;
• Loyauté (valeur engagement) ;
• Sens de l’organisation et des priorités (valeur engagement) ;
• Travail d’équipe (valeur collaboration) ;
• Entraide (valeur collaboration).
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