Offre d'emploi : Technicien en administration

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Nous sommes à la recherche de Technicien(ne) en administration | Centre de Recherche:


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Responsabilités:
Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l'approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l'organisation du travail et à la planification de l'exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l'analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui-ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Description de tâches :

Volet administratif :

• Assister le directeur scientifique et les gestionnaires du CRCHUS dans leurs fonctions administratives
• Gérer l’agenda et les courriels du directeur scientifique, la direction, ainsi que des gestionnaires du CRCHUS
• Assurer le suivi du cycle de gestion pour les activités du Centre
• Participer aux réunions des équipes administratives du CRCHUS et de la DCMU
• Agir comme interlocuteur pour toutes questions adressées à la direction
• Collaborer à la planification, la préparation, la coordination et à l’évaluation des activités de la direction
• Apporter du support dans la gestion concrète des éléments stratégiques de sa direction et assumer un suivi rigoureux des différents mandats et dossiers
• Assurer la coordination et la préparation des rencontres : avis de convocation aux membres, ordre du jour, dossiers, vérification des présences et envoi de rappels
• Rédiger, collaborer ou fournir l’aide nécessaire à la rédaction et à la révision de documents administratifs, comptes rendus ou procès-verbaux
• Assurer le suivi des dossiers dont le directeur et les gestionnaires à la direction du CRCHUS sont responsables
• Coordonner, effectuer et faire le suivi des communications entre sa direction, ses divers services et l’environnement interne et externe
• Maintenir le système de classification, de conservation et de suivi des dossiers selon les normes et assumer la gestion des documents et dossiers confidentiels de la direction du CRCHUS
• Tenir le registre à jour des politiques concernant le CRCHUS dans l’établissement
• Assumer certains mandats spécifiques ou certaines responsabilités qui exigent une bonne connaissance des procédures organisationnelles
• Collaborer au maintien du système de gestion de l'information concernant le personnel administratif
• Réaliser le suivi des vacances annuelles du personnel administratif

Volet scientifique :

• Collaborer à l'accueil des nouveaux chercheurs
• Convoquer les évaluateurs internes ou externes et préparer la documentation nécessaire au comité évaluateur pour les programmes de financement internes
• Coordonner les suivis des récipiendaires aux programmes de financement internes auprès des instances concernées
• Assurer le suivi périodique des rapports d’activités pour les récipiendaires aux programmes de financement internes

Divers :
• Autres travaux demandés ponctuellement (tâches cléricales)
• Offrir un soutien à l’équipe administrative du Centre lors de vacances ou périodes de maladies d’un(e) collègue

Aptitudes requises :

• Organisation
• Tolérance au stress
• Travail d’équipe
• Communication organisationnelle
• Autonomie
• Analyse et résolution de problèmes et esprit de synthèse
• Capacité décisionnelle et initiative
Exigences :
Doit détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une
autre discipline collégiale appropriée d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de
premier cycle pertinent ou une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.
Cet emploi comprend également les personnes qui détiennent un certificat d'études collégiales en techniques administratives.

Les candidats et les candidates sélectionné(e)s devront se soumettre aux tests de sélection suivants :
- Test de français (75 %)
- Test Power Point
- Test d'anglais écrit 2.5/5
- Test d'anglais oral 3/5