Offre d'emploi : Technicien ou technicienne en administration

Sous l’autorité hiérarchique de la directrice des services professionnels, la personne titulaire du poste assiste cette dernière dans ses fonctions administratives et dans sa gestion du temps. Elle joue un rôle majeur et doit avoir une compréhension des divers volets stratégiques de l’organisation et des interfaces avec les différents partenaires.
Elle est responsable de la logistique des activités inhérentes à sa direction. Elle coordonne et contrôle les communications internes et externes et agit comme personne-ressource pour recevoir et répondre, dans la mesure de ses compétences, aux différentes demandes. Elle a une bonne connaissance du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que des différents partenaires externes, gouvernementaux, institutionnels et autres.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Volet A. Planification et priorisation

Assister la directrice dans la gestion quotidienne des dossiers et projets spéciaux de la direction
Compléter ou créer un questionnaire en ligne sur Doodle en fonction de l’agenda de la directrice
Planifier et organiser les différentes rencontres et réunions impliquant la directrice, assurer les aspects logistiques
et colliger la documentation nécessaire aux acteurs impliqués
Recevoir les demandes et effectuer les suivis appropriés à la demande de la directrice et les enregistrer sur la grille de suivis
Soutenir la table des chefs de département et la table des DSP (élaborer l’ordre du jour, Rédiger les comptes rendus, Préparer les calendriers annuels des rencontres)

Volet B. Production et suivi de la qualité

Fournir des réponses aux questions et problèmes relevant de sa compétence
Assurer le suivi, le traitement ou la mise en page de textes rédigés par la directrice et leur diffusion interne et externe
Assurer le suivi de dossiers incomplets des médecins à la réception du 3e avis
Apposer la signature de la directrice pour la rémunération (Fax@xacte.net)
Apposer la signature de la directrice sur les documents engagement et renouvellement de privilèges et les enregistrer au dossier professionnel du médecin
Mettre à jour la liste de garde DSP dans Agendrix
Enregistrer les titres universitaires dans le dossier professionnel du médecin et mettre à jour l’information sur la base de données CMDP
Faire suivre l’Infogestion aux adresses génériques des départements pour diffusion
Transférer les demandes de dossiers professionnels au CMDPSF
Transférer la demande d’accès au dossier médical à l’équipe Accès aux dossiers
Numériser et transmettre aux archives, les demandes de la Commission d’accès à l’information (CAI). Pour les demandes reçues par courriel, transférer le courriel aux archives.
Rédiger et préparer différents documents (tableaux Excel, présentations PowerPoint, contrats de service, lettres et notes de service, graphiques pour le suivi des indicateurs sur la station visuelle opérationnelle de l’équipe administrative
Effectuer différents suivis à la demande de la directrice et de son adjointe-cadre
Mettre en place différents sondages sur Microsoft Forms et faire le suivi

Volet C. Gestion d’agenda, des courriels et des appels téléphoniques

Effectuer la gestion de l’agenda de la directrice
Classer les courriels de la directrice selon leur type (information, urgent, réponses, suivis et transfert)
Gérer la boîte courriel générique de la DSP (dsp.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca)
Répondre aux appels téléphoniques du bureau de la directrice.

Volet D. Autres fonctions

Passer les commandes de fournitures de bureau sur Hamster et GRM
Passer les commandes aux traiteurs de l’Hôpital Notre-Dame, l’Hôpital de Verdun et autres pour différents événements
Participer à l’accueil des nouveaux employés.
Préparer et envoyer l’INFO-DSPAMU à chaque mercredi

Volet E. Remplacement des adjointes à la direction au soutien des DA

En l’absence des adjointes à la direction de la DSP, la technicienne doit assurer le soutien administratif aux DA (urgence)